Mit dem sogenannten Online Check-in stellen die privaten Krankenversicherer ihren Versicherten ein sicheres, kartenloses Verfahren zur Verfügung, mit dem sie ihre Krankenversichertennummer (KVNR) sowie weitere persönliche Daten an Arztpraxen übermitteln können. Die KVNR ist Voraussetzung dafür, dass Praxen ihren Patientinnen und Patienten E-Rezepte ausstellen sowie bei entsprechender Berechtigung auf die elektronische Patientenakte (ePA) zugreifen können. Anstelle einer elektronischen Gesundheitskarte (eGK) oder einer elektronische Ersatzbescheinigung für gesetzlich Versicherte erhalten Privatversicherte die Funktion über eine moderne Smartphone-App.
Infoseite
Privatversicherte benötigen in der Arztpraxis keine elektronische Gesundheitskarte. Sie können ihre Krankenversichertennummer ganz einfach per Online Check-in über das Smartphone übermitteln. Wir geben auf dieser Seite Antworten auf die wichtigsten Fragen zum Online Check-in.
So funktioniert der Online Check-in
- Die privaten Krankenversicherungen bietet ihren Versicherten für den Online Check-in in der Arztpraxis eine Smartphone-App an. Je nach Unternehmen ist die Funktion in der Versicherten- oder in der ePA-App integriert. Zur Nutzung lädt der Versicherte die App herunter und installiert sie auf dem Smartphone ein.
- Der Zugang zum Online Check-in ist besonders geschützt. Für den Login verwenden die Nutzer eine digitale Identität, die sogenannte GesundheitsID. Sie wird ebenfalls auf dem Smartphone eingerichtet.
- Für den Online Check-in scannen die Privatversicherten mit der App einen QR-Code in der Arztpraxis. Durch den Scan bestimmen die Versicherten, an welche Praxis ihre Daten übermittelt werden sollen. Einige Praxen bieten den QR-Code auch auf ihrer Website oder im Terminvereinbarungs-Tool an.
- Nach Scan des QR-Codes überprüfen die Patientinnen und Patienten in der App, ob es sich um die richtige Praxis handelt. Erst nach der Zustimmung beginnt die Datenübermittlung an die Praxis.
- Das Versicherungsunternehmen sendet jetzt die KVNR und weitere persönliche Daten mit dem sicheren Kommunikationsdienst KIM (Kommunikation im Medizinwesen) an die Arztpraxis.
- Die Datenübertragung an die Praxis-Software dauert nur wenige Minuten. Ist die KVNR im System angekommen, kann die Praxis die ePA und das elektronische Rezept nutzen – insoweit die Patientinnen und Patienten die Berechtigung erteilt hat.
Muss der Online Check-in bei jedem Arztbesuch erfolgen?
Die Krankenversichertennummer gilt lebenslang und ändert sich nur in sehr seltenen Fällen. Deshalb ist ein einmaliger Online Check-in pro Praxis ausreichend. Eine neue Adresse oder ein Krankenversicherungs-Wechsel kann das Praxispersonal wie bisher auch manuell im Praxissystem ändern.
Wann können Versicherte den Online Check-in durchführen?
Der Online Check-in kann in der Praxis oder auch vor einem Besuch stattfinden, wenn die Praxis den QR-Code auf der Website, im Terminvereinbarungssystem oder in vorbereitenden Unterlagen anbietet. Beide Varianten bieten Vorteile: Beim Online Check-in vor dem Praxisbesuch haben die Patientinnen und Patienten oftmals mehr Zeit und Ruhe. Beim Online Check-in in der Praxis können Unklarheiten z. B. wegen Abweichungen bei der Adresse direkt geklärt werden.
Weitere wichtige Fragen und Antworten im Überblick:
Erste Versicherungsunternehmen haben den Service zusammen mit dem E-Rezept oder der elektronischen Patientenakte eingeführt. Weitere Unternehmen werden im kommenden Jahr folgen.
Auch mehr und mehr Arztpraxen und Krankenhäuser erhalten die für den Online Check-in notwendigen Systemupdates ihrer Verwaltungssoftware und stellen dann die QR-Codes bereit. Falls Privatversicherte beim Besuch noch keinen QR-Code entdecken können, sollten sie nachfragen, ob der Service schon zur Verfügung steht.
Die Krankenversicherung übermittelt in Auftrag des Versicherten:
- Name der privaten Krankenversicherung und deren IK-Nummer (Institutionskennzeichen)
- die persönliche Krankenversichertennummer
- den Namen
- die Adresse
- das Geschlecht
- das Geburtsdatum
Spotify unterschreibenAlle Daten werden über den Kommunikationsdienst KIM übermittelt. KIM ist im Grunde genommen ein besonders sicheres E-Mail-System, das für den Einsatz im Medizinwesen entwickelt wurde. Krankenversicherungen, Arztpraxen und Krankenhäuser kommunizieren untereinander über KIM.
Grundsätzlich gilt: Privatversicherte entscheiden selbst, an welche Praxis ihre Daten übermittelt werden. Um den Überblick zu behalten, stimmen die Versicherten der Datenübermittlung an jede einzelne Praxis separat in der App zu.
Nein, den Zugriff auf die ePA erhalten Arztpraxen nur nach Berechtigung des Versicherten über die App. Dort können die Versicherten sogar detailliert festlegen, welche Dokumente über welchen Zeitraum eingesehen werden dürfen. Voraussetzung für den Zugriff auf die ePA ist jedoch einmalig pro Praxis ein Online Check-in zur Übermittlung der Krankenversichertennummer (KVNR). Denn ohne die KVNR kann die Praxis-Software die Berechtigung zum Zugriff auf die ePA nicht dem jeweiligen Patienten zuordnen.
Ausfälle der am Online Check-in beteiligten Systeme sind äußerst unwahrscheinlich. Falls es doch einmal dazu kommen sollte, hat dies aber keinen Einfluss darauf, behandelt zu werden. Allerdings hat der Arzt oder die Ärztin ohne Krankenversichertennummer keinen Zugriff auf die ePA und kann auch kein E-Rezept ausstellen. Als Alternative erhalten die Patientinnen und Patienten ein Papierrezept. Der Online Check-in, eine Einsichtnahme in die ePA sowie neue Eintragungen können aber nachgeholt werden.
Ist der Online Check-in bereits einmal durchgeführt wurden und die KVNR liegt im System vor, hat der Ausfall von Systemen, die am Online Check-in beteiligt sind, keine Auswirkungen auf die Nutzung von ePA und E-Rezept.
Nein, die private Krankenversicherung übermittelt lediglich die KVNR und die Stammdaten an die Praxis. Sie erhält keine Daten von der Praxis zurück. Die Information, für welche Praxis ein Online Check-in durchgeführt werden soll, wird von der Krankenversicherung ausschließlich für die Durchführung des Online Check-ins genutzt - eine Auswertung zu weiteren Zwecken ist nicht gestattet.
Gesetzlich Versicherte können medizinische Einrichtungen zwar mit ihrer elektronischen Gesundheitskarte berechtigen, ein E-Rezept zu verordnen oder auf ihre ePA zuzugreifen. Sie benötigen aber eine App, um zum Beispiel zu sehen, welche Daten in der ePA gespeichert sind. Es ist ein entscheidender Vorteil, die eigenen Gesundheitsdaten einsehen und selbst organisieren zu können. Das geht nur mit einer Smartphone-App. Mit dem Online Check-in auf dem Smartphone haben die Versicherten alle Services griffbereit zusammen. Zudem erleichtert der Online Check-in die Datenübermittlung bei Fernbehandlungen, zum Beispiel bei einer Online-Sprechstunde.