Online Check-in in der Praxis: Entdecken Sie den neuen Service für Ihre Privatversicherten

Die Versicherungsunternehmen sind aktuell dabei, die Voraussetzungen für die Nutzung von TI-Anwendungen zu schaffen. Dazu gehört die Bereitstellung einer App-Funktion für den Online Check-in. Erste Private Krankenversicherungen bieten den Service bereits an. Weitere werden demnächst folgen.

Da die Krankenversichertennummer (KVNR) lebenslang vergeben wird und sich nur in äußerst seltenen Fällen ändert sowie für die Behandlung Privatversicherter kein Versicherungsnachweis benötigt wird, braucht der Online Check-in in der Regel nur einmal pro Praxis erfolgen. Spätere Änderungen der Adresse oder Versicherung können wie bisher auch manuell im Praxissystem vorgenommen werden.

Der Prozess kann über die Übermittlung von Stammdaten die Aufnahme von Neupatientinnen und -patienten erleichtern, er ersetzt aber nicht die persönliche Anmeldung in der Praxis.

Der Online Check-in kann – je nachdem wo Sie den QR-Code bereitstellen – vor oder beim Besuch der Praxis stattfinden.

Beide Varianten bieten unterschiedliche Vorteile: So können Patientinnen und Patienten den Online Check-in ganz in Ruhe durchführen, wenn Sie den QR-Code auf Ihrer Praxiswebsite oder im Terminvereinbarungssystem zur Verfügung stellen. Bei einem Online Check-in in der Praxis hingegen können Sie Unklarheiten z. B. aufgrund von Abweichungen bei der Adresse direkt mit Patientinnen und Patienten klären.

Spätestens 10 Minuten nach Anstoßen durch die Patientin oder den Patienten sollte die Nachricht bei Ihnen sein. Wenn Ihr Praxissystem eine entsprechende Funktion anbietet, können Sie neue KIM-Nachrichten auch manuell abrufen und den Erhalt so beschleunigen.
 

Das manuelle Eintragen einer KVNR ist mit Risiken verbunden. So könnte versehentlich die falsche Nummer vorgelegt werden oder ein Fehler bei der Eingabe passieren. Dieses könnte im Kontext der TI-Anwendungen z. B. dazu führen, dass das E-Rezept bei einem falschen Patienten landet. Aus diesem Grund und weil bei einer manuellen Eingabe das Haftungsrisiko bei der Praxis läge, wird dieses Vorgehen nicht empfohlen.

Grundsätzlich ist ein Online Check-in für Privatversicherte auch in Krankenhäusern sinnvoll und möglich. Auch hier sind eine TI-Anbindung, Unterstützung durch die Krankenhaussysteme sowie das Bereitstellen von QR-Codes Voraussetzung. Empfehlungen zur Berücksichtigung prozessualer Besonderheiten in Krankenhäusern werden aktuell erarbeitet.

Ein Online Check-in in Apotheken ist bisher noch nicht vorgesehen, da E-Rezepte auch ohne Online Check-in eingelöst werden können.

Die Versicherungsunternehmen übermitteln je nach Datenbestand die Adresse der versicherten Person oder des Versicherungsnehmers. Sollten die eingehenden Adressdaten nicht mit den Adressdaten in Ihrem Bestand übereinstimmen, sprechen Sie am besten kurz mit der Patientin oder dem Patienten, welche Adresse aktuell ist und bei Ihnen hinterlegt werden soll.

Anders als das eEB-Verfahren bei gesetzlich Versicherten dient der Online Check-in für Privatversicherte nicht dem Versicherungsnachweis, sondern der sicheren Übermittlung der Krankenversichertennummer. Zudem wird der Prozess immer durch die Privatversicherten selbst initiiert. Der Übermittlungsweg von Krankenkasse/Versicherungsunternehmen zur Praxis ist jedoch gleich – ebenso wie die Struktur des übermittelten Datensatzes. Im Praxisalltag ergeben sich für Sie daher kaum Unterschiede.

Die am Online Check-in beteiligten Systeme sind auf eine hohe technische Verfügbarkeit ausgelegt. Sollte es dennoch zu einem Ausfall kommen, steht einer Behandlung auch ohne Online Check-in nichts im Wege, da bei Privatversicherten kein Versicherungsnachweis erforderlich ist und Rezepte auch auf dem klassischen Weg erstellt werden dürfen. Der Online Check-in ist nicht zeitkritisch und kann zu einem späteren Zeitpunkt nachgeholt werden.

Patientinnen und Patienten bekommen in ihrer App eine Rückmeldung, ob das Versicherungsunternehmen die Nachricht zum Online Check-in herausgeschickt hat. Sollten Nachrichten dennoch vermehrt und ggf. auch von unterschiedlichen Versicherungen nicht bei Ihnen ankommen, sprechen Sie den Dienstleister Ihrer Systeme an.

Versicherte bekommen bei der Bestätigung des Online Check-in Name und Adresse der gewählten Praxis oder des Krankenhauses in der App angezeigt. Diese Daten werden auf Basis der von Ihnen im QR-Code bereitgestellten KIM-Adresse über den Verzeichnisdienst der gematik ermittelt. Um sicherzugehen, dass die Daten nachvollziehbar und aktuell sind, suchen Sie Ihre Einrichtung mittels Ihrer KIM-Adresse am besten einmal selbst im KIM-Adressbuch. Wenn Sie feststellen, dass es Anpassungsbedarf gibt, können Sie Ihren Eintrag im Verzeichnisdienst über Ihren Kartenherausgeber (z. B. die Kassenärztliche Vereinigung, Kassenzahnärztliche Vereinigung oder DKTIG) anpassen lassen.

Zur Durchführung des Online Check-ins wird die Information verarbeitet, welche Versichertendaten an welche Praxen versandt werden. Die Datenverarbeitung darf jedoch ausschließlich zum Zweck des Online Check-ins erfolgen - die Auswertung zu weiteren Zwecken ist nicht gestattet.

Für Versicherte bieten wir eine Informationsseite zum Online Check-in an, die Sie bei allgemeinen Fragen gerne weiterempfehlen können.

Bei Fragen speziell zum Angebot der Versicherung, zur Handhabung der App oder zur Registrierung können Patientinnen und Patienten auf ihre Versicherungsunternehmen zugehen.